QuickBooks pour petite entreprise au Canada

La comptabilité d’une petite entreprise n’a pas à être compliquée. Si vous dirigez une petite entreprise au Canada, QuickBooks pour petite entreprise peut automatiser les parties fastidieuses, mais ce n’est pas toujours le bon choix. Ce guide explique ce que vous devez réellement suivre, quand QuickBooks justifie son coût mensuel, quand une feuille de calcul suffit encore, et comment une carte affaires garde vos dépenses en ordre.

Pour le portrait complet du produit, consultez notre avis sur QuickBooks En Ligne Canada. Pour d’autres conseils sur la gestion de vos finances, parcourez la section finances d’entreprise.

Les bases de la comptabilité de PME

La comptabilité d’une petite entreprise se résume à tenir un registre exact de l’argent qui entre et qui sort. Au Canada, vous devez aussi gérer les taxes de vente dès que votre revenu dépasse un seuil précis. De bons registres vous protègent à la période fiscale et vous donnent un vrai portrait de la santé de l’entreprise.

Vous n’avez pas besoin d’un diplôme en comptabilité pour commencer. Il vous faut plutôt une habitude constante et un système simple. Que ce système soit un logiciel ou une feuille de calcul dépend de votre volume, un point que nous abordons plus bas.

Ce qu’il faut suivre chaque semaine

Quatre éléments méritent votre attention. Si vous les enregistrez de façon constante, le reste de votre tenue de livres suit naturellement.

Revenus : Inscrivez chaque vente avec la date et le client, afin que vos totaux de revenus restent exacts.
Dépenses : Suivez les frais d’entreprise comme les logiciels, le téléphone et les déplacements, et conservez les reçus.
TPS/TVH et TVQ : Dès que vous dépassez 30 000 $ de revenus sur quatre trimestres, vous devez vous inscrire et facturer les taxes de vente.
Factures et paiements : Sachez quelles factures sont payées et lesquelles sont encore impayées.

Le seuil de 30 000 $

Au Canada, vous devez généralement vous inscrire à la TPS/TVH dès que votre entreprise gagne plus de 30 000 $ de revenus imposables sur quatre trimestres civils consécutifs. Au Québec, le même seuil s’applique à la TVQ. Suivez votre total cumulatif pour ne pas manquer l’échéance.

Quand QuickBooks en vaut la peine

QuickBooks commence à rapporter quand le suivi manuel gruge votre temps. Plus précisément, le logiciel se justifie dans ces situations.

Plusieurs clients actifs : Vous envoyez des factures régulières et devez voir qui a payé.
Revenus au-dessus de 30 000 $ : Vous facturez les taxes de vente et voulez qu’elles se calculent automatiquement.
Vous travaillez avec un comptable : QuickBooks est le logiciel que la plupart des comptables canadiens utilisent déjà, alors il peut se connecter et tirer les rapports sans vous attendre.
Vous voulez de l’automatisation : Les connexions bancaires importent et classent les transactions, vous évitant la saisie manuelle.

Surveillez le prix dans le temps

QuickBooks augmente ses prix d’abonnement de temps à autre, et le tarif mensuel grimpe à mesure que vous montez de forfait. Pour limiter le coût, payez à l’année plutôt qu’au mois et restez sur le plus petit forfait qui couvre vos besoins.

Quand vous pouvez vous en passer

QuickBooks n’est pas obligatoire, et payer pour lui trop tôt gaspille de l’argent. Vous pouvez sans doute attendre si votre situation ressemble à ceci.

Revenu d’appoint : Vous menez une petite activité secondaire avec quelques transactions seulement.
Faible volume : Vous traitez moins d’une vingtaine de transactions par mois.
Budget serré : Un outil gratuit ou une feuille de calcul couvre encore vos besoins aujourd’hui.

Comment utiliser QuickBooks simplement

Si vous choisissez QuickBooks, gardez une configuration légère. D’abord, reliez votre compte bancaire et votre carte affaires pour que les transactions entrent automatiquement. Ensuite, créez une courte liste de catégories de dépenses adaptées à votre entreprise. Enfin, réservez 30 minutes par semaine pour réviser et approuver les entrées importées.

Cette routine légère garde vos livres à jour sans faire de la tenue de livres un second emploi. De plus, vos rapports sont prêts dès que votre comptable en a besoin.

Payer les dépenses avec une carte affaires

Une carte de crédit affaires dédiée est l’un des moyens les plus simples de mettre de l’ordre dans votre tenue de livres. Comme chaque achat d’entreprise figure sur un seul relevé, vos dépenses restent distinctes de vos achats personnels. Cette carte se synchronise aussi avec QuickBooks, alors vos frais s’importent d’eux-mêmes, et vous accumulez des récompenses sur des achats courants que vous feriez de toute façon.

Pour bien mettre cela en place, commencez par ouvrir le bon compte. Notre guide vous montre comment ouvrir un compte bancaire professionnel en ligne, ce qui se marie bien avec une carte réservée aux dépenses de l’entreprise.

Alternatives plus simples à QuickBooks

Si QuickBooks vous semble trop lourd, plusieurs options plus légères gèrent bien la comptabilité d’une petite entreprise.

Wave : Comptabilité et facturation gratuites qui conviennent aux travailleurs autonomes et aux nouvelles entreprises.
Excel ou Google Sheets : Une simple feuille de calcul fonctionne quand votre volume de transactions est faible.
Momenteo : Une option conçue au Québec, avec une interface française et une configuration fiscale locale.

Pour un comparatif complet destiné aux travailleurs solos, lisez notre guide des meilleurs logiciels de tenue de livres pour travailleurs autonomes.

Conclusion

QuickBooks est un bon choix pour la comptabilité d’une petite entreprise dès que vous avez des clients réguliers, des taxes de vente à gérer ou un comptable avec qui travailler. En deçà de ce point, un outil gratuit ou une feuille de calcul garde les choses simples et économiques. La bonne réponse dépend de votre volume, pas de la marque la plus connue.

Quelle que soit la voie choisie, prenez une habitude hebdomadaire et gardez l’argent de l’entreprise séparé du vôtre. Pour d’autres conseils et offres destinés aux propriétaires, inscrivez-vous à notre infolettre.

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Questions fréquentes sur QuickBooks pour PME

Voici des questions fréquentes que se posent les propriétaires de petites entreprises au Canada au sujet de QuickBooks.

QuickBooks est-il obligatoire pour une petite entreprise ?

Non. La loi exige que vous teniez des registres exacts, mais elle n’impose aucun logiciel précis. Vous pouvez utiliser QuickBooks, un outil gratuit comme Wave, ou même une feuille de calcul. Ce qui compte, c’est que vos revenus, vos dépenses et vos taxes de vente soient suivis et disponibles si l’ARC les demande.

QuickBooks est-il difficile à apprendre ?

Pas pour les bases. La plupart des propriétaires configurent la facturation, les connexions bancaires et le suivi des dépenses sans formation. Les parties plus complexes, comme l’inventaire ou les rapports personnalisés, se trouvent dans des forfaits supérieurs dont vous n’aurez peut-être jamais besoin. En gardant une configuration simple, la routine quotidienne reste rapide et gérable.

Combien de transactions avant d’avoir besoin d’un logiciel ?

En règle générale, une feuille de calcul fonctionne bien sous une vingtaine de transactions par mois. Au-delà, la saisie manuelle devient lente et sujette aux erreurs, alors un logiciel de comptabilité se met à faire gagner du temps. Votre nombre de clients et le fait de facturer des taxes de vente vous orientent aussi plus tôt vers un outil comme QuickBooks.

Existe-t-il des solutions gratuites à QuickBooks ?

Oui. Wave offre une comptabilité et une facturation gratuites qui couvrent la plupart des travailleurs autonomes et des nouvelles entreprises. Les feuilles de calcul sont gratuites elles aussi, mais demandent plus de travail manuel. Ces options conviennent à un budget serré, mais vous pourriez les dépasser dès que vous ajoutez des clients, du personnel ou de l’inventaire.

QuickBooks gère-t-il la TPS/TVH et la TVQ ?

Oui. QuickBooks calcule la TPS/TVH et la TVQ sur vos ventes et vos dépenses, puis prépare les totaux pour votre versement. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les propriétaires y passent après avoir franchi le seuil d’inscription de 30 000 $. Votre comptable devrait tout de même réviser les montants avant que vous produisiez votre déclaration.

Mon comptable peut-il utiliser mon fichier QuickBooks ?

Oui. QuickBooks est largement utilisé par les comptables canadiens, alors la plupart peuvent se connecter directement à votre fichier. Comme vous voyez tous les deux les mêmes données en temps réel, vous évitez de vous échanger des fichiers par courriel. Cet accès partagé est une bonne raison de choisir QuickBooks si vous travaillez déjà avec un professionnel.

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