Si vous exploitez une entreprise au Canada, vous payez probablement des frais de service mensuels, des frais de transaction ou des frais de virement bancaire sur votre compte bancaire d’entreprise. Savoir si les frais bancaires d’entreprise sont déductibles d’impôt peut vous aider à réduire votre revenu imposable et à conserver davantage de liquidités au sein de votre entreprise. L’Agence du revenu du Canada (ARC) vous autorise à déduire les dépenses d’entreprise raisonnables engagées pour générer des revenus, et les frais bancaires entrent généralement dans cette catégorie.
Ce guide explique quels frais bancaires constituent des dépenses déductibles, comment les déclarer et quels documents vous devez fournir pour satisfaire aux exigences de l’ARC. Que vous soyez entrepreneur individuel, travailleur indépendant ou propriétaire d’une petite entreprise, connaître les règles peut vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars chaque année.
Quels sont les frais bancaires pour les entreprises ?
Les frais bancaires professionnels sont des frais facturés par les établissements financiers pour la gestion et le fonctionnement de votre compte bancaire professionnel. Ces frais peuvent inclure des frais de gestion mensuels, des frais de transaction, des frais de virement bancaire, des frais d’impression de chèques et des frais de traitement des paiements. Ils se distinguent des frais bancaires pour particuliers en ce qu’ils sont directement liés à l’activité de l’entreprise.
Les banques canadiennes facturent généralement des frais plus élevés pour les comptes d’entreprise que pour les comptes personnels, car elles proposent des fonctionnalités supplémentaires telles que des limites de transaction plus élevées, des services aux commerçants et la gestion de la paie. Comprendre ces frais vous aide à établir un budget précis et à identifier toutes les dépenses déductibles lors de la préparation de votre déclaration d’impôts.
Règles de l’ARC concernant les déductions des frais bancaires
L’ARC vous autorise à déduire toute dépense raisonnable que vous engagez pour générer des revenus d’entreprise. Les frais bancaires sont admissibles au titre de cette règle générale, à condition qu’ils soient courants, nécessaires et directement liés à vos activités commerciales. Ce principe s’applique aussi bien aux entrepreneurs individuels qu’aux sociétés de personnes et aux sociétés par actions.
Pour pouvoir déduire des frais bancaires, vous devez prouver que ces dépenses ont été engagées exclusivement à des fins professionnelles. Les comptes à usage mixte, sur lesquels s’effectuent à la fois des opérations personnelles et professionnelles, peuvent compliquer votre demande de déduction. L’ARC peut refuser tout ou partie de votre déduction si vous ne parvenez pas à distinguer clairement les dépenses professionnelles des dépenses personnelles.
Frais bancaires professionnels déductibles
La plupart des frais bancaires facturés sur un compte professionnel dédié sont entièrement déductibles. Les catégories suivantes regroupent les frais bancaires déductibles les plus courants pour les entreprises canadiennes. Chacun de ces frais réduit votre revenu imposable lorsqu’il est correctement justifié et déclaré.
Frais de service mensuels
Les frais de gestion mensuels de votre compte courant professionnel sont déductibles. Que vous payiez cinq dollars ou cent vingt-cinq dollars par mois, ces frais récurrents sont considérés comme des dépenses professionnelles. De nombreuses banques proposent des tarifs échelonnés en fonction du volume des transactions ou d’un solde minimum requis.
Frais de transaction
Des frais de transaction s’appliquent lorsque vous dépassez le nombre de transactions gratuites incluses dans votre forfait. Les frais de transaction courants comprennent notamment les frais liés aux chèques, aux virements Interac, aux paiements de factures et aux opérations par carte de débit. Ces frais sont entièrement déductibles lorsqu’ils sont enregistrés sur votre compte professionnel.
- Frais de virement bancaire : les virements nationaux coûtent généralement entre quinze et trente dollars, tandis que les virements internationaux varient entre quarante et soixante dollars. Ces frais sont déductibles lorsqu'ils sont engagés à des fins professionnelles.
- Frais liés aux virements Interac e-Transfer : les frais, qui varient entre zéro et un dollar cinquante par virement, sont déductibles lorsque vous effectuez des paiements à des fournisseurs ou recevez des fonds de clients.
- Frais d'impression de chèques : le coût de la commande de chèques d'entreprise, qui s'élève généralement à vingt à cinquante dollars par boîte, est considéré comme une dépense déductible.
- Frais d'annulation de paiement : les banques facturent entre vingt-cinq et trente-cinq dollars pour annuler un chèque professionnel. Ces frais sont déductibles lorsqu'ils sont liés à une transaction commerciale.
- Frais de dépôt en espèces : certaines banques facturent des frais pour les dépôts en espèces dépassant certains seuils, souvent compris entre zéro et deux dollars cinquante par tranche de mille dollars déposés.
Frais de commerçant et de traitement
Si vous acceptez les paiements par carte de crédit ou de débit, les frais de traitement des transactions sont entièrement déductibles. Les prestataires de services de paiement tels que Square, Stripe et PayPal facturent des frais allant de 2,6 % à 3,4 % par transaction, auxquels s’ajoutent des montants fixes. Ces coûts réduisent votre revenu imposable et doivent être comptabilisés séparément des frais bancaires habituels.
Lorsque vous recevez un formulaire 1099-K ou un relevé de paiement similaire, celui-ci indique le montant brut des transactions avant déduction des frais. Vous devez déclarer ce montant brut comme revenu, puis déduire les frais de traitement séparément afin d’éviter de sous-déclarer vos revenus et de passer à côté de déductions importantes.
Intérêts et frais de prêt
Les intérêts perçus sur les prêts aux entreprises, les lignes de crédit et les cartes de crédit professionnelles sont déductibles. Cela inclut les intérêts sur les fonds empruntés pour l’achat d’équipements, de stocks ou d’autres actifs commerciaux. L’ARC a établi des règles spécifiques limitant la déductibilité des intérêts sur certains types de prêts, tels que ceux utilisés pour l’acquisition de terrains non viabilisés ou de véhicules.
Les frais annuels liés aux cartes de crédit professionnelles sont également déductibles lorsque la carte est utilisée exclusivement à des fins professionnelles. Si vous utilisez une carte de crédit personnelle en partie à des fins professionnelles, seule la partie des frais et des intérêts correspondant à l’utilisation professionnelle est déductible.
| Type de frais | Coût habituel | Est-ce déductible ? |
|---|---|---|
| Frais de service mensuels | 5 $ à 125 $ | Oui |
| Virement Interac | 0 à 1,50 $ | Oui |
| Virement bancaire national | 15 $ à 30 $ | Oui |
| Virement international | 40 à 60 dollars | Oui |
| Frais de découvert | 35 $ à 48 $ | Oui (compte professionnel) |
| Frais de la NSF | 45 $ à 48 $ | Oui (compte professionnel) |
| Impression de chèques | 20 à 50 $ par boîte | Oui |
| Traitement des paiements | 2,6 % à 3,4 % + montant fixe | Oui |
Les taux et les conditions peuvent varier selon les établissements financiers. Vérifiez toujours les barèmes de frais en vigueur auprès de votre banque et conservez une trace de tous les frais facturés.
Frais bancaires non déductibles
Tous les frais bancaires ne sont pas déductibles fiscalement. En sachant quels frais l’ARC exclut, vous éviterez de déclarer des dépenses non admissibles qui pourraient donner lieu à un contrôle fiscal ou à une nouvelle cotisation. Les catégories suivantes sont expressément non déductibles en vertu de la législation fiscale canadienne.
- Frais liés aux comptes personnels : les frais prélevés sur les comptes bancaires personnels ne sont pas déductibles, même si vous utilisez occasionnellement ce compte pour des transactions professionnelles. L'ARC établit une distinction claire entre les opérations bancaires personnelles et professionnelles.
- Amendes et pénalités : les frais imposés en cas d'infraction à la législation ou à la réglementation ne sont jamais déductibles. Cela inclut les pénalités pour violation de la réglementation bancaire ou les amendes fiscales infligées par les autorités publiques.
- Frais liés aux cartes de crédit personnelles : les frais annuels, les intérêts et les pénalités de retard sur les cartes de crédit personnelles ne sont pas déductibles, même si vous utilisez la carte pour régler certaines dépenses professionnelles.
- Frais liés aux comptes de placement : les frais liés aux comptes de courtage personnels, les frais de gestion des REER et les frais liés aux CELI constituent des dépenses personnelles et ne donnent pas droit à des déductions d'entreprise.
- Pénalités liées à la déclaration fiscale : les pénalités pour dépôt tardif, les intérêts sur les impôts impayés et les autres pénalités fiscales imposées par l'ARC ne constituent pas des dépenses déductibles.
Comment demander le remboursement des frais bancaires
La plupart des propriétaires d’entreprise canadiens déclarent leurs frais bancaires sur le formulaire T2125, intitulé « Déclaration des activités commerciales ou professionnelles ». Ce formulaire permet de déclarer l’ensemble des revenus et des dépenses de l’entreprise, y compris les frais bancaires, les frais de bureau et les honoraires professionnels. La procédure varie légèrement en fonction de la structure de votre entreprise.
Entrepreneurs individuels et travailleurs indépendants
Si vous exercez en tant qu’entreprise individuelle ou professionnel indépendant, vous devez joindre le formulaire T2125 à votre déclaration de revenus personnelle (T1). Les frais bancaires sont généralement déclarés sous la rubrique « Frais de gestion et d’administration » ou indiqués dans la section « Autres dépenses ». Vous déduisez ces dépenses de votre revenu brut d’entreprise pour calculer votre revenu net.
- Étape 1 : Rassemblez tous les relevés bancaires de l'année fiscale et surlignez les frais liés à l'activité professionnelle.
- Étape 2 : Calculez le montant total des frais déductibles en additionnant les frais mensuels, les frais de transaction et les éventuels frais ponctuels.
- Étape 3 : Inscrivez le montant total sur le formulaire T2125, dans la catégorie de dépenses appropriée.
- Étape 4 : Conservez des copies de tous vos relevés bancaires et pièces justificatives pendant au moins six ans.
Sociétés de personnes et sociétés de capitaux
Les sociétés de personnes déclarent les frais bancaires dans leur déclaration fiscale, tandis que les sociétés les inscrivent dans leurs états financiers et dans leur déclaration fiscale T2. Les mêmes principes s’appliquent : les frais doivent être raisonnables, engagés dans le but de générer des revenus et dûment justifiés.
Pour les sociétés, les frais bancaires sont généralement classés parmi les charges d’exploitation et réduisent le résultat imposable de l’exercice au cours duquel ils sont engagés. Les sociétés qui appliquent la comptabilité d’exercice peuvent être amenées à comptabiliser certains frais à titre de charges à payer s’ils ont été engagés mais ne sont pas encore payés à la clôture de l’exercice.
Documents requis
L’ARC exige que vous conserviez des documents adéquats pour justifier toutes les déductions demandées. En ce qui concerne les frais bancaires, cela signifie que vous devez conserver des pièces justificatives détaillées prouvant que ces dépenses ont été engagées à des fins professionnelles. Une documentation insuffisante est l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles l’ARC rejette les demandes de déduction lors des vérifications.
- Relevés bancaires mensuels : veuillez conserver l'intégralité des relevés indiquant toutes les transactions et tous les frais prélevés au cours de l'année. Les copies numériques ou papier sont acceptées.
- Barèmes tarifaires : conservez des copies du barème tarifaire de votre banque afin de prouver que les frais facturés correspondaient à des frais bancaires professionnels courants et non à des pénalités appliquées aux particuliers.
- Notes relatives à l'objet commercial : pour les frais inhabituels ou d'un montant élevé, consignez des notes expliquant l'objet commercial, par exemple « virement bancaire à un fournisseur aux États-Unis pour l'achat de stocks ».
- Documents relatifs à l'ouverture du compte : conservez les pièces justificatives attestant que le compte a été ouvert à des fins professionnelles, notamment les documents d'enregistrement de l'entreprise et les contrats de compte.
- Confirmation d'un compte distinct : utilisez un compte bancaire professionnel dédié afin d'éviter toute ambiguïté quant à l'affectation des frais (à titre personnel ou professionnel).
L’ARC peut procéder à un contrôle de vos déclarations de revenus jusqu’à trois ans après l’établissement de l’avis de cotisation, voire plus longtemps si elle soupçonne une fraude ou une fausse déclaration. La conservation de documents bien classés pendant au moins six ans vous protège en cas de contrôle et vous permet de justifier toutes les déductions demandées.
Erreurs courantes à éviter
Même les chefs d’entreprise expérimentés commettent des erreurs lorsqu’ils demandent la déduction des frais bancaires. En connaissant les erreurs les plus courantes, vous éviterez de susciter l’attention de l’ARC ou de passer à côté de déductions importantes. La plupart des erreurs sont dues à une mauvaise tenue des registres ou à une méconnaissance des frais admissibles.
- Confondre les comptes personnels et professionnels : le fait d'utiliser un seul compte pour vos opérations personnelles et professionnelles rendra pratiquement impossible la justification de vos déductions en cas de contrôle fiscal.
- Déclaration des frais liés aux comptes personnels : le fait de tenter de déduire des frais liés à des comptes personnels constitue un signal d'alerte pour les auditeurs et entraînera probablement le rejet de ces dépenses.
- On oublie souvent les petits frais récurrents : des frais mensuels de dix ou quinze dollars peuvent sembler insignifiants, mais sur une année, ils représentent entre cent vingt et cent quatre-vingts dollars de prélèvements que vous risqueriez autrement de ne pas remarquer.
- Frais de traitement des paiements non pris en compte : les frais de traitement des paiements liés à des services tels que Square ou Stripe sont souvent négligés, mais peuvent représenter des milliers de dollars de déductions annuelles.
- Manque de pièces justificatives : si vous ne conservez pas vos relevés bancaires ou vos reçus, vous ne serez pas en mesure de prouver que vos dépenses étaient liées à votre activité professionnelle si l'ARC vous demande des justificatifs.
Choisir le bon compte professionnel
Choisir un compte bancaire d’entreprise aux frais raisonnables vous permet d’optimiser vos déductions tout en réduisant au minimum les coûts superflus. Les banques canadiennes proposent un large éventail de comptes chèques d’entreprise, allant des formules de base avec un nombre limité de transactions aux comptes illimités assortis de frais mensuels plus élevés. Votre choix doit correspondre à votre volume de transactions et à vos besoins bancaires.
Les alternatives à bas coût, telles que la Banque EQ Business, proposent des frais mensuels nuls et un nombre illimité de transactions, ce qui les rend particulièrement intéressantes pour les entreprises disposant d’un budget serré. Les banques traditionnelles offrent des services plus complets, mais facturent des frais plus élevés. Déterminez si les services supplémentaires justifient la différence de coût pour votre entreprise en particulier.
Sachez que, même si tous les frais bancaires professionnels sont déductibles, payer des frais moins élevés permet à votre entreprise de conserver davantage de liquidités. La déduction fiscale ne vous permet de récupérer qu’une partie des frais, calculée en fonction de votre taux d’imposition marginal. Par exemple, si vous payez cent vingt dollars de frais mensuels et que votre taux d’imposition est de trente pour cent, vous économisez trente-six dollars d’impôts, mais vous devez tout de même débourser quatre-vingt-quatre dollars.
En résumé
Au Canada, les frais bancaires liés à l’entreprise sont entièrement déductibles d’impôt lorsqu’ils sont engagés dans le but de générer des revenus d’entreprise. Cela comprend les frais de service mensuels, les frais de transaction, les virements électroniques, les frais de traitement des paiements et les intérêts sur les prêts d’entreprise ou les cartes de crédit. L’ARC vous permet de déduire ces dépenses courantes et nécessaires, ce qui réduit votre revenu imposable et votre charge fiscale globale.
Pour optimiser vos déductions et éviter tout problème lors d’un contrôle fiscal, utilisez un compte bancaire professionnel dédié, conservez des registres détaillés de tous les frais et déclarez-les avec précision sur le formulaire T2125 ou dans votre déclaration d’impôt sur les sociétés. Séparez complètement vos opérations bancaires personnelles et professionnelles afin d’éviter toute remise en cause de la nature professionnelle des dépenses déclarées.
Suivez l’ensemble de vos frais bancaires tout au long de l’année, y compris les petits frais récurrents qui s’accumulent au fil du temps. Comparez les différentes cartes de crédit professionnelles et les offres bancaires afin de trouver les comptes qui vous offrent les fonctionnalités dont vous avez besoin à des tarifs compétitifs. N’oubliez pas que même si ces frais sont déductibles, les réduire vous permet de disposer de plus de liquidités pour développer votre entreprise.
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